Membuat File Database

A. Pendahuluan
Proses perancangan database merupakan hal yang sangat penting untuk dipahami. Kesulitan utama dalam membangun suatu database adalah pada proses perancangan, hal ini bertujuan agar database dapat digunakan untuk keperluan saat ini dan saat mendatang.

1. Sejarah Database.
Sistem pemrosesan database terbentuk setelah melewati pemrosesan data secara manual dan sistem pemrosesan berkas (file). Data disimpan dalam rak-rak berkas, dan ketika suatu berkas diperlukan berkas tersebut harus dicari pada rak-rak tersebut. bentuk seperti ini masih banyak dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
Pada awal penerapan sistem komputer, sekelompok rekaman disimpan pada sejumlah berkas secara terpisah. Sistem yang menggunakan pendekatan seperti ini bisa disebut Sistem Pemrosesan Berkas. Sistem ini tentu saja memiliki kelebihan dari sistem pemrosesan secara manual, yaitu dalam hal kecepatan dan keakuratannya. Kelemahannya, perancangan sistem masih didasarkan pada kebutuhan individual pengguna, bukan kebutuhan sejumlah pengguna. Sementara itu, ada kemungkinan data yang sama juga terdapat pada berkas-berkas lain yang digunakan oleh program aplikasi lain.

Konkretnya, sistem pemrosesan berkas memiliki kekurangan dalam hal berikut :
Duplikasi data, diakibatkan karena setiap program aplikasi menggunakan data sendiri.
•   Keterbatasan berbagi data, diakibatkan karena suatu data tidak dapat dipakai oleh beberapa program aplikasi.
•    Ketidakkonsistenan dan kurangnya integritas, diakibatkan adanya perubahan terhadap data yang sama, tetapi tidak semuanya diubah.
Ketidakluwesan sistem pemrosesan berkas terletak pada hal pengembangan atau perubahan.

Pada database terdapat istilah independensi data, yaitu sifat yang memungkinkan perubahan struktur berkas tidak mempengaruhi program, dan juga sebaliknya. Independensi data juga berarti bahwa data bersifat tidak tergantung pada data lain. Jika suatu data dihapus, data lain harus tidak terpengaruh oleh tindakan tersebut.

2. Konsep Database.
Database adalah sekumpulan file-file yang saling berelasi dan membentuk suatu bangun data. Database digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, menyusun, dan menyajikan informasi. Contohnya buku telepon, berisi beberapa item informasi yang terdiri atas nama, alamat, dan nomor telepon.
Dalam dunia komputer, terdapat dua tipe program database yaitu database flat-file, database dengan skala yang sederhana yang biasa disebut single-file atau list managers. Program yang kedua adalah relational-file. Dengan relational-file anda bisa mendapatkan informasi yang lebih lengkap dengan menggunakan komputer. Dengan program ini, anda dapat memperluas database yang akan dibuat dari struktur single-file ke multiple-file.
Sistem pemrosesan database dimaksudkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem pemrosesan berkas. Database modern dikenal dengan DBMS (Database Management System), yang merupakan sebuah database dengan suatu bentuk sistem yang lebih ditata sedemikian rupa sehingga mudah digunakan untuk mengolah dan menyimpan data. Oleh karena itu, DBMS dapat dijadikan alat yang handal dalam pemrosesan data.

3. Tahapan Dalam Merancang Sebuah Database.
a. Identifikasi Tujuan Database
Tahap pertama dalam mendesain sebuah database adalah menentukan tujuan dan bagaimana database tersebut akan digunakan. Langkah yang harus ditempuh adalah :
• Menggali semua informasi tentang macam, jenis, dan keluaran data yang akan dikelola.
• Merinci keluaran yang akan dihasilkan dan mengidentifikasi siapa yang akan memanfaatkannya.

b. Identifikasi terhadap field yang dibutuhkan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengidentifikasi field adalah :
Field harus dapat menampung semua informasi yang dibutuhkan.
• Dapat menyimpan data informasi sekecil apapun dengan baik.
• Tidak membuat field dengan data yang berisi daftar dari hal-hal yang beragam.
• Hindari pembuatan field dengan nama yang mirip.
• Usahakan field yang dibuat hanya dipakai untuk sebuah tabel.

c. Identifikasi tabel yang dibutuhkan
Setiap tabel seharusnya berisi informasi tentang satu hal tertentu. Hal ini untuk menghindarkan dari ketidakjelasan isi tabel.

d. Mengidentifikasi field unik.
Mengidentifikasi field unik dalam Acces bertujuan untuk menghubungkan data yang tersimpan di dalam dua tAbel yang berbeda. Masing-masing tabel dalam database harus mempunyai sebuah field yang unik dan digunakan sebagai kata kunci atau primary key.

e. Menentukan hubungan (relationship) antartabel.
Microsoft Acces akan memandu dalam menghubungkan tabel dengan menggunakan field yang bertipe primary key dengan tabel lain yang memiliki field sebagai foreign key.

f. Merapikan desain

Setelah perancangan tabel, field, dan relationship yang dibutuhkan selesai, maka lihat kembali rancangan yang telah dibangun untuk menghindari kekurangan-kekurangan yang mungkin terjadi.

g. Memasukkan data
Anda dapat memasukkan data ke dalam tabel apabila strukturnya telah sesuai. Selain itu, anda dapat menambahkan objek database yang lain seperti queries, form, reports, data access pages, macros dan modules.

4. Elemen Database
Elemen database merupakan komponen-komponen yang menjadi pendukung keberadaan suatu database. Elemen-elemen tersebut adalah :
Entity, merupakan suatu obyek (orang, tempat atau benda, konsep atau event) yang akan dipresentasikan dalam database.
Atribut, merupakan properties dari suatu obyek.
Relationship, merupakan asosiasi antara beberapa entity.

Pada setiap DBMS terdapat bebrapa proses dasar, yaitu :
Create → membangun file data baru.
Append/ add → menambah data.
Edit/ change/ modify → mengubah data.
Delete/ erase → menghapus data.

5. DBMS (Database Management System)
Untuk membuat dan mengatur database dalam komputer, anda membutuhkan suatu program database yang biasa dikenal dengan database management system atau DBMS. DBMS merupakan suatu perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengontrol akses terhadap database. Salah satu DBMS yang banyak digunakan adalah Microsoft Access.

Keunggulan DBMS, antara lain :
a. Meningkatkan presentasi kesiapan data atau ketersediaannya ketika dibutuhkan.
b. Mempercepat penyimpanan dan pengambilan data karena data disimpan secara teratur dan sistematis.
c. Mempercepat dan mempermudah pemrosesan data karena data yang diproses adalah data yang dibutuhkan saja.
d. Mengurangi duplikasi data.
e. Data dapat digunakan oleh banyak orang (share ability).
f. Mengatur integrasi sehingga data dapat diambil dengan benar.
g. Keteraturan data sehingga bank data lebih aman dan efisien.
h. Mempermudah dalam pembuatan program aplikasi karena DBMS fleksibel sehingga apabila terjadi perubahan tidak harus melakukan perubahan secara keseluruhan.

DBMS mempunyai 3 konsep hubungan, yaitu :
a. One to one, suatu data memiliki satu data pasangan.
b. One to many, satu data memiliki beberapa/ banyak data pasangan.
c. Many to many, beberapa/ banyak data memiliki beberapa/ banyak data pasangan.

Nah, sekian sedikit penjelasan mengenai pembuatan file database. Semoga tutorial sederhana ini bisa bermanfaat untuk anda sekalian. Terima kasih.

One Response to Membuat File Database

  1. Pingback: Data Base and Security Pada PT.Bank Sinarmas Tbk. | Ammy Nurwati

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s